Øvelse: Rullende ankomst

Posted on 10. juni 2016

Som vært er din allervigtigste opgave at få gæsterne til at føle sig trygge og godt tilpas fra starten. De fleste, der har vovet sig til samtalesalon for allerførste gang er spændte, men også meget usikre på, hvad det egentlig er, de går ind til – og om de kan finde ud af det. Derfor er det virkelig vigtigt, at du som vært sørger for at byde hver enkelt ordentligt velkommen.

Vi er typisk to værter, og fordeler så opgaverne mellem os på den måde, at den ene står lige ved indgangsdøren og giver hver enkelt gæst et ordentligt håndtryk og praktiske informationer om toiletter og garderobe med på vejen. Mens den anden står klar til at sætte dem i gang med rullende ankomst, når de lige er landet.

Rullende ankomst går helt basalt ud på, at vi kobler gæsterne sammen to og to efter- hånden, som de ankommer, og giver dem hver et stikord eller et startspørgsmål, de skal starte en spontan samtale ud fra.

Ideen opstod på baggrund af to udfordringer, vi stødte på i vores første samtalesaloner:

1. Der viste sig både at være gæster, der ankom ret tidligt og en del, der kom lidt for sent. Vi havde ikke lyst til at komme vaklende fra start som så mange arrangementer gør, når man lige trækker starttidspunktet for at se, om ikke de sidste mon når at dukke op. Men samtidig blev det også forstyrrende for den vigtige velkomsttale, når gæsterne kom dumpende undervejs.

2. Selvom gæsterne var kommet til samtalesalon og glædede sig til at snakke med nogen, de ikke kendte, om et emne, de alle sammen kendte på forhånd, sad de ofte tavse på rad og række, indtil vi bød velkommen og satte samtalerne i gang. Mange af dem var desuden dukket op alene, ligesom vi havde opfordret dem til i invitationen – men nu havde de brug for en undskyldning til at komme i gang med samtalerne.

Derfor besluttede vi at starte med den rullende ankomst fra de første par gæster var an- kommet og lade den køre et kvarter henover det officielle starttidspunkt, så vi reelt først bød velkommen et kvarter senere end annonceret. Så fik dem, der var kommet i god tid lidt ekstra samtalesalon og opvarmning ud af det i stedet for at sidde og blive irriterede over, at vi ikke startede til tiden. Og dem der kom lidt for sent kunne lande mere diskret, uden at forstyrre de andre gæster.

Hvorfor bruge denne øvelse?

Du undgår den lidt akavede situation, der hurtigt kan opstå, når mange men- nesker, der er kommet langvejs fra for at tale med fremmede, sidder tavst side om side og venter på, at du byder velkommen.
Du undgår, at dem, der kommer for sent forstyrrer din velkomst eller går glip af de vigtige instruktioner i starten.
Du sikrer, at der er god stemning i lokalet fra start. Det er hyggeligt at træde ind i lokalet, når man kan mærke, at gæsterne allerede er godt i gang med at snakke sammen.
Du sikrer, at mange af de lidt usikre første-gangs-gæster, der ofte gerne lige ville have haft lov til at kigge lidt på fra sidelinjen, bliver grebet godt fra starten og får taget hul på de første samtaler nærmest uden at opdage, at de allerede er i gang.

Sådan instruerer du rullende ankomst

Lav en masse små sedler med stikord eller spørgsmål, der passer til din samtale- salons emne. Hvis du vælger at bruge vores materialer, vil der ofte være et sæt sam- talebrikker som supplement til samtalemenuerne. Men stikordene er ikke svære at lave selv. Det er næsten lige meget, hvilke ord du vælger – kombinationen af de to ord, der på en eller anden måde passer til det emne, gæsterne er kommet for tale om, vil nærmest automatisk sætte en samtale igang.
Efterhånden som gæsterne ankommer, kobler du dem sammen to og to og beder dem trække en samtalebrik hver. Sig til dem, at de nu kan starte en spontan samtale ud fra brikkerne – de må gerne vise brikkerne til hinanden, og de vælger selv, om de kun har lyst til at tale om den ene eller kombinationen af de to. De vælger også selv, hvor i lokalet, de vil stå eller sætte sig.
Hvis nogle gæster er kommet meget tidligt, kan de godt have brug for ny samtale- partner, inden velkomsten for alvor går i gang. Du vil nok opleve, at nogle gæster af sig selv kommer op og spørger, om de kan få en ny samtalepartner eller ny samtale- brik – men du kan også med fordel som vært tage fat i nogle af de helt nyankomne og tage dem med hen til et samtalepar, der allerede har talt længe sammen. Så siger du, at nu vil du gerne koble dem sammen med nogle nye samtalepartnere og give dem mulighed for at trække nogle nye samtalebrikker.
Lad samtalerne køre 10 til 15 minutter henover det annonerede starttidspunkt – og ring så med klokken for at byde officielt velkommen og sætte samtalesalonen officielt igang.

OBS

Mange førstegangsgæster har aftalt med en bekendt at mødes til samtalesa- lonen – og når du opfordrer dem til at deltage i den rullende ankomst, bliver de ofte lidt forvirrede over, hvordan de nu skal få spærret pladser og finde hinanden midt i det hele. Her er det vigtigt at fortælle dem, at det er sådan en samtalesalon starter, der er alligevel ingen faste pladser, og du også nok skal tage dig godt deres bekendte, når de ankommer. Så bliver de fleste friske på at deltage. Men hvis de virkelig ikke vil, skal du give dem lov til lige at lande og sige, at det er helt fint, og de kan jo bare komme hen og få en samtalebrik og en samtalepartner, hvis de alligevel har lyst til at være med. Det har de ofte, når det kommer til stykket.
Hvis det er koldt udenfor, skal du så vidt muligt se at få folk til at hænge deres overtøj i garderoben. Hvis overtøjet ligger rundt omkring, bliver lokalet hur- tigt rodet, og det ser ud som om, der er spærret pladser. For dig som vært er det vigtigt, at lokalet er så overskueligt og fleksibelt som muligt, så gæsterne kan finde sig til rette i de mange nye samtalekonstellationer, aftenen byder på. Derfor skal du virkelig opfordre gæsterne til at få hængt overtøjet væk fra start.
Det kræver normalt ikke mere end en enkelt vært at holde en vellykket samtale- salon – også selvom der er rigtig mange gæster. Men lige netop ved ankomsten kan det være en fordel at være to, hvis der kommer mange gæster. Hvis I er to værter, udnytter I det bedst, hvis den ene står i døren og giver et varmt håndtryk og de praktiske instrukser om toiletter og garderobe – og siger, at de skal finde den anden vært, når de lige er landet og klar til at gå i gang. Den anden vært kobler gæsterne sammen og giver dem samtalebrikkerne. På den måde får alle en samtalepartner, der ikke lige først skal på toilettet og ryge en smøg og i baren, før de er klar. Hvis du er alene om værtskabet, plejer det også at gå fint – men gæsterne har det med at ankomme i stimer, og så kan det blive svært at få budt dem ligeså godt og opmærksomt velkommen, som du gerne vil.